CONSULENZA LEGALE AI TEMPI DEL COVID-19: STRUMENTI E CONSIGLI UTILI

IL CONTESTO

Il panico e la preoccupazione provocati dal Covid-19 hanno coinvolto anche l’ambito della consulenza legale. Sin dalle prime ordinanze è aumentata drasticamente la richiesta di consulenze legate perlopiù a situazioni lavorative e contrattualistiche, con la causa di forza maggiore costituita dall’emergenza del virus e tutte le possibili conseguenze per i lavoratori e per i datori di lavoro, ma anche a mutui, diritto familiare e naturalmente materia penale, con le sanzioni introdotte per chi dovesse contravvenire alle misure di sicurezza in materia sanitaria imposte dal governo. Recentemente poi, con le modifiche e gli aggiornamenti in materia fiscale, anche l’ambito tributario è stato notevolmente coinvolto dall’attuale crisi.

PROVVEDIMENTI

I professionisti si sono così ritrovati nella situazione di dover studiare a fondo una casistica eccezionale e senza precedenti, con tempistiche molto strette e soprattutto con una quarantena in corso. Dai primi di marzo, tra astensioni e poi provvedimenti ufficiali, i tribunali in Italia sono chiusi fino alla fine di aprile, salvo ulteriori indicazioni ufficiali, e la maggior parte delle udienze è stata rinviata, sebbene, ove possibile, siano stati presi provvedimenti per poter svolgere alcune delle attività in via telematica, tramite videoconferenza.

I grandi studi, che normalmente usano strumenti digitali per svolgere le proprie mansioni e che normalmente comunicano con le sedi estere tramite videoconferenze o simili sono senza dubbio avvantaggiati rispetto agli studi che hanno finora resistito in qualche modo alla rivoluzione digitale. Chi ha investito in marketing e comunicazione e può contare su un sito web efficace, non solo ha più possibilità di essere individuato dall’utente bloccato a casa, ma ha accesso a un canale preferenziale per trasmettere il proprio messaggio e la propria immagine al pubblico.

L’USO DEI SOCIAL

La presenza di uno studio di consulenza legale sui social network non è di secondaria importanza rispetto alle altre funzioni svolte dai professionisti, anzi, il web dovrebbe essere interpretato come una vetrina per dare maggiore visibilità a loro, ai servizi offerti e agli obiettivi raggiunti dallo studio. In una società frammentata come quella odierna, in cui anche i nuclei familiari sono costretti a vivere la quarantena separati, diventa indispensabile essere presenti sul web con “un’identità virtuale che rispecchi quella professionale”, per dare la possibilità ai clienti di informarsi comodamente da casa.

Senza dubbio Linkedin è la scelta primaria di molti studi, per il suo carattere istituzionale e per il suo bacino d’utenza formato da lavoratori.  Le pagine legali leader – vale a dire quelle con il maggior numero di follower su Linkedin – sono quelle costantemente aggiornate con contenuti originali e diversificati. La presenza infatti non è tutto: una pagina aziendale non aggiornata o inattiva è altamente controproducente, perché ritenuta poco utile, poco efficace e poco affidabile.

Twitter rappresenta invece una sfida per i profili istituzionali, perché è una piattaforma per opinionisti. I contenuti non schierati hanno poco seguito su questo social network, ma questo non significa che le realtà dell’ambito legale non possano essere rappresentate dal proprio team: è infatti più utile e proficuo che siano i singoli professionisti ad avere un profilo personale, e a farsi conoscere per le proprie opinioni.

Facebook e Instagram, in quanto social meno formali e professionali, non sono particolarmente indicati per un profilo aziendale serio ed efficace, ma la presenza su questi canali può essere utile, se non altro in termini di visibilità, anche se ancora una volta è importante tenere a mente che la visibilità è un’arma a doppio taglio: se un profilo social contiene contatti non aggiornati, ad esempio, diventa inutile e controproducente e rischia di rispecchiare un’immagine poco professionale e raffazzonata.

STRUMENTI DIGITALI

Per quanto riguarda l’organizzazione interna, tutti gli studi si sono attrezzati per implementare lo smart working, sfatando il binomio presenza-produttività. In questo, le società “giovani” hanno avuto un vantaggio non indifferente, poiché i professionisti utilizzano quotidianamente gli strumenti digitali a cui ci si deve affidare sin dall’inizio dell’emergenza Covid-19 e sono in possesso di una migliore attrezzatura tecnologica. Le riunioni e le consultazioni sono tutte telefoniche oppure per mezzo di videoconferenza, per proteggere la salute dei professionisti e lo stesso vale per le consulenze con i clienti. D’altra parte, con i tribunali chiusi, il compito principale dei professionisti dell’ambito legale diventa quello di informare e, così, di confortare in qualche modo la clientela e il pubblico in materia giuridica. Molti studi si stanno infatti adoperando tramite tutti i propri canali di comunicazione per agire da mediatori tra il governo ed il pubblico, chiarendo in webinar, newsletter e articoli i vari aspetti legali emersi durante e a causa della attuale emergenza sanitaria, dimostrando senso civico e volontà di fare la propria parte in questa difficile circostanza.

Parte del lavoro è reso possibile o facilitato da altre aziende, che, nello spirito della cooperazione, hanno messo a disposizione degli studi legali soluzioni per ottimizzare il lavoro da remoto: tra i servizi buoni taxi, prima dell’inizio della quarantena, e software gratuiti.

CONCLUSIONI

Questo momento storico fa emergere che le realtà che più hanno saputo adattarsi al clima eccezionale delle scorse settimane sono quelle che avevano già abbracciato metodi smart di fare consulenza legale. Sono quelle che hanno investito in strumenti e comunicazione digitale per ingaggiare la clientela e il pubblico, perché in un modello di società come quello che si sta profilando in questo mese di quarantena, in cui la quasi totalità dei rapporti passa attraverso un filtro virtuale, è l’unica strategia da adottare. Le domande che sorgono spontanee sono: quanto durerà l’emergenza? E quanti degli strumenti adottati oggi in maniera eccezionale verranno mantenuti in futuro?

 

Carolina Tardito, autrice  Autrice Carolina Tardito Baudin

Smart working, smart life

Una rivoluzione culturale

Una crisi globale come quella del Coronavirus ha sempre delle conseguenze a livello sociale. Quello che si può ed è giusto fare in queste settimane di quarantena è non limitarsi a quantificare le conseguenze nefaste, ma provare a ricordare come altri periodi di crisi in passato abbiano significato dei passi avanti nel campo dei diritti e in quello delle libertà dell’individuo e immaginare cosa lascerà dietro di sé il Coronavirus.

La rivoluzione culturale più evidente che sta vivendo un boom è quella legata allo smart working, che la pandemia ha letteralmente sdoganato. L’Italia è stata, finora, un Paese con una mentalità lavorativa piuttosto rigida, dove il concetto di lavoro agile non ha fatto breccia nel cuore dei dirigenti della maggior parte delle aziende. Sicuramente parte dei manager di fronte alla scelta di aderire allo smart working ha pensato alla disastrosa situazione tecnologica di molti italiani, alla necessità di formazione, al rischio che ognuno vivesse la situazione come una possibilità di non lavorare e per questo lo ha considerato un investimento svantaggioso per molti punti di vista.

Ora che la situazione ha richiesto l’adesione ad un vastissimo programma di lavoro da casa con regole dettate dalla necessità e dall’emergenza, stiamo assistendo ad uno sforzo eccezionale volto alla sostenibilità di questo sistema di lavoro agile. Naturalmente non c’è stato il tempo per tutti gli adeguamenti necessari a mettere i lavoratori in una condizione ideale di lavoro da casa, ma questo periodo di prova sotto stress può essere usato per raccogliere dati importanti e, una volta debellata l’emergenza del virus, può essere adottato come modello iniziale per lo sviluppo dell’Italian Smart Working.

Gli accorgimenti necessari

La pratica dello smart working non può certo essere improvvisata, se l’obiettivo è raggiungere risultati soddisfacenti ed aumentare perfino produttività ed efficacia. Di seguito quattro accorgimenti indispensabili per l’organizzazione del lavoro da casa:

Tecnologia

Diventa di vitale importanza l’attrezzatura tecnologica quando ci si prepara a lavorare in autonomia, da casa, ma anche da un posto diverso prescelto come “luogo di lavoro”: può essere una casa di villeggiatura, un coworking, un bar o un parco, a patto che l’attrezzatura che usiamo sia adeguata e non finisca per diventare un limite o un alibi. Un piccolo o medio investimento in un nuovo computer portatile, fisso oppure in un tablet o in una stampante potrebbe quindi far risparmiare molto tempo in seguito.

Il luogo di lavoro

Nonostante si rimanga a casa, è necessario dividere anche fisicamente il luogo privato dal luogo di lavoro, se non altro per convincersi che esiste un punto preciso della casa in cui si lavora e che quando ci si alza da quella poltrona, ci si allontana da quel tavolo, si esce da quella stanza, si smette di lavorare. Questo serve per aumentare la produttività, ma anche per comunicare in modo fisico al resto del nucleo familiare che quando ci si trova in “al lavoro” non si può essere disturbati. Il concetto di “andare al lavoro” anche a casa include la pratica di vestirsi e di non abituarsi a lavorare in pigiama o in tuta solo perché non si esce.

La comunicazione

Quando si lavora in autonomia ad un progetto di gruppo, diventa di vitale importanza la condivisione costante di informazioni con il resto del team. Esistono una serie di strumenti digitali molto più efficienti delle mail per comunicare con i collaboratori, in caso di smart working sarà necessario testarli e trovare il più adatto alle esigenze del team: alcuni sono Trello , Basecamp , Asana o Slack , da integrare con Skype , Hangout , Zoom o simili per poter avviare riunioni da remoto.

La routine

La parte più importante del lavoro da casa è l’organizzazione del tempo. La maggior parte delle persone che dichiara che lavorare da casa è più stancante che lavorare in ufficio, probabilmente non si dedica sufficientemente al time management. L’azienda potrebbe definire orari precisi di attività oppure potrebbe essere il lavoratore a dover organizzare il proprio lavoro indipendentemente, ma anche nella prima situazione il lavoro giornaliero e settimanale risulterebbe molto più flessibile e diventerebbe cruciale stabilire una routine personalizzata, facile da seguire e volta a massimizzare la rendita del lavoratore e facilitare la sua vita di tutti i giorni. Stabilire una routine significa anche fissare delle pause e rispettarle in tutta la loro importanza. Un esempio banale è quello dei pasti: mai mangiare davanti al computer, ma accettare di prendersi una pausa, perché aumenta decisamente la produttività e la qualità del lavoro (e del pasto!)

Lo smart working è davvero “smart”

I vantaggi dello smart working sono svariati, alcuni più facilmente individuabili, mentre altri difficili da quantificare. Il primo vantaggio è senza dubbio il miglioramento della qualità della vita dei lavoratori, che in questo modo possono organizzare il tempo e il lavoro secondo i loro impegni personali, non perché le loro priorità abbiano una gerarchia sbagliata, non perché siano svogliati, ma perché il lavoratore è prima di tutto un cittadino e, sebbene il lavoro sia un suo diritto, non dovrebbe essere l’unico. La flessibilità garantita dallo smart working va ad agire sulla frustrazione del lavoratore e aumenta la sua produttività per vari motivi: prima di tutto offre la possibilità di lavorare ovunque e in compagnia della famiglia, in secondo luogo, tramite la costante comunicazione con i colleghi, aumenta la sensazione di community e infine si basa su un rapporto di fiducia che investe il lavoratore di una nuova responsabilità.

Vantaggi quantificabili

I vantaggi non si limitano alla vita del lavoratore, ma riguardano anche l’aspetto economico ed ecologico dello smart working. Infatti, secondo molte ricerche, l’uso del lavoro flessibile su vasta scala “ridurrebbe i livelli di anidride carbonica di 214 milioni di tonnellate l’anno entro il 2030”, dato non indifferente in termini di sostenibilità di un’attività lavorativa. Inoltre, lavorando da casa si può consumare un pasto senza bisogno di acquistarlo al bar sotto l’ufficio e senza bisogno di portarlo al lavoro in fastidiosi imballaggi di plastica che vengono poi smaltiti a seconda del buon senso del lavoratore e dell’organizzazione dell’azienda. La tecnologia che ci permette di essere sempre connessi, di lavorare ovunque, di inviare dati, rende possibile un notevole risparmio di tempo e di risorse. Non solo con lo smart working i lavoratori pendolari risparmierebbero il tempo e le spese legati allo spostamento, ma anche le aziende avrebbero dei risparmi notevoli in termini di costi di gestione: ad esempio, mentre in casa, quando si lascia una stanza, è buona norma spegnere la luce, non sempre negli uffici è possibile farlo in tutti gli ambienti.

 

Fonti

Il Sole 24 Ore 

Business Insider Italia

Made in Cima

Fanpage

 

Carolina Tardito, autrice Autrice Carolina Tardito Baudin

Powered by: Fweb Group